El 31-08-2007 en Gaceta Oficial Nº 38759 se incluyen (Reimpresas por error material en La Gaceta Oficial Nº 38776 del 25-09-2007) la Providencia 0591, donde se establecen las normas generales de Emisión de Facturas y Otros Documentos y la Providencia 0592, que Establece las Normas Relativas a Imprentas y Máquinas Fiscales para la Elaboración de Facturas y Otros Documentos.
Como herramientas para los Empresarios, Comerciantes, Administradores, Contadores Públicos, Contabilistas y afines, un cuestionario con las preguntas más frecuentes relacionadas a las Providencias 0591 y 0592 con los tips resumidos para su mejor comprensión y por ende, su correcta aplicación.
ASPECTOS GENERALES
¿Qué Providencia o Resolución estaba vigente antes de la promulgación de las Providencias 0591 y 0592?
La Resolución 320 del Seniat del 29-12-99, publicada en Gaceta Oficial Nº 36.859 era la que dictaba las Disposiciones Relacionadas con la Impresión y Emisión de Facturas y Otros Documentos, es la que dictaba las normas sobre la materia antes de la entrada en vigencia de las Providencias 0591 y 0592.
¿Cómo clasifica el SENIAT a los Contribuyentes del IVA?
A) CONTRIBUYENTE ORDINARIO
Se refiere a aquel Contribuyente que venda mercancías o suministre servicios gravables para el IVA cuyos ingresos anuales sean superiores a 3.000 UT.
B) CONTRIBUYENTE FORMAL
Se refiere a aquel contribuyente que venda EXCLUSIVAMENTE mercancías o suministre servicios exentos para el IVA y/o que vendiendo mercancías o suministrando servicios gravables para el IVA sus ingresos anuales sean inferiores a 3000 UT (En este ultimo caso el termino utilizado para el Contribuyente es Exonerado del IVA).
C) CONSUMIDOR FINAL
De la cadena de comercialización, es el último eslabón de la cadena, siendo este contribuyente el que en realidad paga el costo del Impuesto al Valor Agregado ya que en las operaciones de compra-venta entre los contribuyentes ordinarios sólo ocurre un fenómeno de “transferencia” de dicho Impuesto.
ANALISIS PROVIDENCIA 0591
¿Cuál es el plazo para poder utilizar los Formatos de Facturación impresos según las normas de la Resolución 320?
Los formatos de facturación que se hicieron bajo las normas de la resolución 320, podrán ser utilizados hasta el 31 de Julio de 2008 según la Providencia 0591, pero el Seniat mediante un comunicado de prensa del 09-07-08 aclaró a los contribuyentes que dichos formatos podrán ser utilizados hasta el 31 de Agosto de 2.008 (http://www.abn.info.ve/go_news5.php?articulo=140309&lee=3).
¿Y que pasa con los formularios impresos bajo la resolución 320 de los CONTRIBUYENTES FORMALES?
Los contribuyentes formales, que se conviertan en ordinarios, en consecuencia del Decreto 5770 del 27-12-2007 del Seniat publicado en gaceta Oficial Nº 38839 y por las nuevas normas incluidas en a resolución 591, podrán utilizar los formatos que se emitieron bajo la resolución 320 hasta el 31 de Agosto, siempre y cuando no lleven preimpresa la coletilla “CONTRIBUYENTE FORMAL”.
Los contribuyentes formales que facturen menos de 1500 unidades tributarias serán los únicos excluidos de cumplir con las normas de esta providencia, solo si las facturas emitidas no son usadas como comprobantes de gastos a efectos de impuesto sobre la renta. En cuyo caso las facturas cumplirán con las normas de esta resolución, pero no se desglosara el I.V.A. Estos deben cumplir con la providencia 1677.
¿Qué servicios u operaciones están excluidos de cumplir con la normativa de la Providencia 0591?
* Las ventas de bienes inmuebles.
* Las operaciones y servicios en general realizados por los bancos excepto el Leasing.
* Las operaciones realizadas por las bolsas de valores y las bolsas agrícolas.
* Las importaciones no definitivas de bienes muebles.
* Los servicios prestados bajo relación de dependencia de conformidad con la Ley Orgánica del Trabajo.
* Los servicios de transporte público nacional de personas por vía terrestre.
* Los servicios medico-asistenciales y odontológicos, de cirugía y Hospitalización, prestados por entes públicos.
* Las actividades realizadas por los parques nacionales, zoológicos, museos, Centros culturales e instituciones similares, cuando se trate de entes sin fines de lucro exentos de impuesto sobre la renta.
* Los servicios educativos prestados por entes públicos.
* Los servicios de hospedaje, alimentación y sus accesorios, a estudiantes, Ancianos, personas con discapacidad, excepcionales o enfermas, cuando Sean prestados dentro de una institución destinada exclusivamente a servir a estos usuarios, siempre que esté exenta del impuesto sobre la renta.
* Para los ítem 1, 2 y 3 el Seniat deberá en plazo en un año establecer normas especiales de emisión de facturas.
¿Cuáles son los medios de emisión de Facturas y Otros documentos permitidos por la Providencia 0591?
A) Manual o Mecánicamente sobre Formatos (En Block o Forma Continua) elaborados por imprentas autorizadas por el Seniat.
B) Sistemas Computarizados o Automatizados (Formas Continuas) elaborados por imprentas autorizadas por el Seniat
C) Maquinas Fiscales, con obligatoriedad para los contribuyentes que realicen las siguientes actividades:
* Venta de alimentos, bebidas, cigarrillos y demás manufacturas de tabaco, golosinas, confiterías, bombonerías y otros similares.
* Venta de productos de limpieza de uso domestico e industrial.
* Ventas de partes, piezas, accesorios, lubricantes, refrigerantes y productos de limpieza de vehículos automotores, así como el servicio de mantenimiento y reparación de vehículos automotores, siempre que estas operaciones se efectúen independientemente de la venta de los vehículos.
* Venta de materiales de construcción, artículos de ferretería, herramientas, equipos y materiales de fontanería, plomería y calefacción,
* Venta de artículos de perfumería, cosméticos y de tocador.
* Venta de relojes y artículos de joyería, así como su reparación.
* Venta de juguetes para niños y adultos, así como la venta o alquiler de películas y juegos.
* Venta de artículos de cuero, textiles, calzados, prendas de vestir, accesorios para prendas de vestir, maletas, bolsos de manos, accesorios de viaje y artículos similares.
* Venta de flores, plantas, semillas, abonos, así como los servicios de floristería.
* Servicio de comida y bebidas para su consumo dentro o fuera de establecimientos tales como: restaurantes, bares, cantinas, cafés o similares; incluyendo los servicios de comidas y bebidas a domicilio.
* Servicios prestados por hoteles, casas de huéspedes, campamentos y otros lugares de alojamiento.
* Servicios de belleza, estética y acondicionamiento físico, tales como peluquerías, barberías, gimnasios, centro de masajes corporales y servicios conexos.
* Servicio de lavado y pulí turra de vehículos automotores.
* Servicio de estacionamiento de vehículos automotores.
* Servicio de fotocopiado, impresión, encuadernación y revelado fotográfico.
* Los Duty free.
* Y en general los contribuyentes que vendan mas de 1500 UT cuando sus operaciones de ventas sean mayoritariamente a consumidores finales.
¿Cuáles documentos están regulados por la Providencia 0591?
* Facturas
* Notas de Crédito y Notas de Debito.
* Ordenes de Entrega y Guías de Despacho.
* Los documentos emitidos con forme a la Ley Sobre Especies alcohólicas, deben cumplir con los requisitos de esta resolución y adicionalmente a los requisitos establecidos en dicha Ley.
* Los corredores de seguro y las sociedades cooperativas deben cumplir con las normas de esta resolución, señalando en forma preimpresa la coletilla. “CONTRIBUYENTE NO SUJETO”.
¿Se puede usar simultáneamente más de un medio de emisión de Facturas y otros documentos?
No Siempre. Sólo en los siguientes casos se permite el uso simultáneo de hasta dos medios de emisión:
Si el Contribuyente elige como medio de emisión de Facturas y Otros documentos la forma automática o manual (Sobre Formas Libre elaboradas por imprentas autorizadas quedando prohibido su uso manual o mecánico), se entenderá que se debe tener Formatos de Facturas y Otros Documentos (Formatos en Block o Formas Continuas elaborados por imprentas autorizadas por el Seniat) como previsión por si el sistema automatizado falla en algún momento.
En los casos que las Maquinas Fiscales no permitan realizar Notas de Crédito y/o Notas de Debito, se le permitirá a los contribuyentes obligados y los de libre elección que usen estas maquinas fiscales, la elaboración de Formatos con las características especificadas en esta providencia. Igual aplica para las Notas de Entrega.
¿Cuáles son los requisitos que deben contener las facturas emitidas en el Extranjero?
Las facturas emitidas en el extranjero por personas no domiciliadas en el país como Mínimo debe señalar:
1. Nombre completo o razón social y domicilio del prestador del servicio o del vendedor de los bienes.
2. Descripción, cantidad y monto del bien o servicio.
3. Fecha de emisión y monto total de la operación.
4. Nombre completo o razón social y número de Registro Único de Información Fiscal (RIF), del adquirente del bien o receptor del servicio.
En todo caso, el contribuyente está en la obligación de presentar una traducción al castellano de las facturas.
¿En que consiste la implementación de los Números de Control de las nuevas facturas y otros documentos?
Se inicia con el número 1 hasta 8 dígitos, llevando un identificador que va del 00 hasta el 99. Ejemplo: 00-00000001 (Algunas imprentas tienen la limitación de usar menos de ocho dígitos, la providencia sólo establece hasta 8 dígitos y no habla de un mínimo, lo que se interpreta que pudiera utilizarse menos si esas fueran la situación. La mayoría de las imprentas autorizadas suelen usar seis dígitos)
Los “Formatos” regulados por esta providencia, serán emitidos para cada contribuyente en una sola serie, en la que se incluirán todos los tipos de documentos, definiéndose un rango para cada tipo. Por ejemplo. Se emiten 3000 Formas, de las cuales 1500 Formas serán Facturas, 500 Formas Notas de Crédito, 500 Formas Notas de Debito y 500 Formas de Notas de Entrega, los números de control estarán reflejados de las siguiente manera: para las Facturas 00-00000001 al 00-00001500, para las Notas de Crédito: 00-00001501 al 00-00002000, para las Notas de Debito: 00-00002001 al 00-00002500 y para las Notas de Entrega: 00-00002501 al 00-00003000. El pie de imprenta de cada documento mencionará el lote elaborado por la imprenta: Del Número de Control 00-00000001 al 00-00003000.
Se entiende que en el caso de las “Formas Libres” el número de control será emitido en una sola serie, ya que cada formulario por estar sometido a sistemas automatizados, generará el propio sistema el tipo de documento y su numero consecutivo por tipo de documento (Trátese de Factura, Nota de Crédito, Nota de Entrega, etc.)
El contribuyente que use forma libre, en caso de necesitar series para su uso en diferentes establecimientos o la facturación no centralizada en varios puntos en un mismo establecimiento, deberá asignar un rango de los números de control emitidos que se usaran para cada serie.
Los usuarios de formas libres que facturen al exterior deben señalar expresamente en el cuerpo de la factura que se trata de factura de exportación, para diferenciarla de la facturación nacional.
¿Qué especifica la providencia 0591 sobre los documentos: Notas de Entrega, Notas de Crédito y Débito?
NOTAS DE ENTREGA, ORDENES DE ENTREGA O GUIAS DE DESPACHO:
Si son usadas para la entrega de bienes muebles por operaciones de ventas, se establece la obligatoriedad de emitir la factura en el mismo periodo de imposición, haciendo referencia al número de Nota de Entrega o Guía de Despacho.
En su formato debe indicarse:
* La mención de Orden de Entrega o Guía de Despacho.
* Un número de control preimpreso.
* Numeración consecutiva y única.
* La expresión sin derecho a crédito fiscal
Cuando se utilicen para el traslado de bienes mubles por operaciones que no representen ventas debe indicarse el motivo, en estos casos puede omitirse el precio de los bienes.
En todo caso debe indicarse la cantidad de bienes que se trasladan, sus características y su precio.
NOTAS DE CREDITO Y NOTAS DE DEBITO:
* El original y las copias deben mencionar que se trata de Notas de Debito o Notas de Crédito.
* Deben hacer referencia a la fecha numero y monto de la factura que soporto la operación.
* Los demás aspectos deben cumplir con los requisitos de la facturación ya sea por formatos preimpresos, forma libre o por maquinas fiscales.
¿Cuánto tiempo se tiene para adaptar y cambiar por obligación la emisión de documentos por Maquinas Fiscales?
Un año contado a partir de la entrada en vigencia de esta providencia. Es decir hasta el 31-01-2009.
Otros aspectos relevantes de la Providencia 0591
ü Todos los documentos de una empresa y sus sucursales deben ser emitidos únicamente en una imprenta, en caso de ser necesario cambios, deben ser autorizados previamente por el SENIAT.
ü No se puede contratar mas de una imprenta para la emisión de documentos, así se trate de sucursales en otros estados. Cualquier cambio debe ser autorizado previamente por el SENIAT, esta solicitud se puede realizar por la página del SENIAT, quien notificara la aprobación en su página WEB.
ü Para los documentos hechos de acuerdo con esta resolución el número de control se iniciara con el identificador 00 y el número de control 1. Se entiende, que los contribuyentes deben conservar sus correlativos por tipos de documentos. Los contribuyentes que usen “Formatos” cuyos consecutivos de documentos vienen pre-impresos, deben informar a la imprenta autorizada el último numero por tipo de documento del lote anterior. Para los contribuyentes que utilizan “Formas Libres”, el sistema automatizado seguirá generando los consecutivos de cada tipo de documento. POR LOGICA, NO DEBERIAN LOS CONTRIBUYENTES EMPEZAR SUS NUMEROS CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS EN 1, LA OBLIGATORIEDAD ES PARA LOS NUMEROS DE CONTROL, SALVO QUE LA EMPRESA COINCIDA SU INICIO DE OPERACIONES CON LA VIGENCIA DE ESTA PROVIDENCIA.
ü Facturas y Otros Documentos en Formatos o Formas Libres deben ser de una Página con una Longitud Mínima de 8 cm. Queda terminantemente prohibido reflejar operaciones al reverso del documento.
ü Persiste la obligatoriedad de conservar los documentos anulados con su original y todas sus copias.
ü Desaparece la figura híbrida de “Formato” en Forma Continua con sistema automatizado.
ü Obliga la elaboración de formatos “separados” de Notas de Crédito y Notas de Débito con sus números de documentos consecutivos e independientes.
ü Por cambio de nombre, razón social o domicilio, podrán usarse los documentos hasta un máximo de 30 días o hasta agotarse la existencia, lo que ocurra primero.
ü Se podrá agotar la existencia de documentos elaborados en imprentas a quienes posteriormente se les haya revocado la autorización por parte del Seniat.
ü Destrucción de documentos no usados, según lo previsto en al artículo 45 de la providencia.
ü Las tachaduras y enmendaduras en documentos, persiste, según lo estipulado en los artículos 36 y 37 de la providencia.
ü Los contribuyentes que no son ordinarios, deben señalar expresamente su condición ya sea de formales o no sujetos al Impuesto al Valor Agrado.
ü La vigencia de esta Providencia es a partir del 01-02-2008.
ANALISIS PROVIDENCIA 0592
Sobre el Uso de Maquinas Fiscales:
* Usuarios de maquinas fiscales que hayan iniciado operaciones antes del 1 de febrero de 2008 tienen un año para adquirirla, los que ya tenían maquina fiscal tiene hasta el 01-02-2010 para repotenciarlas o sustituir. Los que inicien operaciones después del 01-02-2008 deben iniciar con maquinas fiscales si les es requerido.
* El usuario debe mantener en sus oficinas el libro de control de reparaciones y mantenimiento, el cual es obligatorio se lo suministre el vendedor de la maquinas.
* Deben guardarse las memorias reemplazables por 5 años y los rollos de auditoria pos 2 años.
* El usuario puede cambiar directamente la alícuota, el vendedor esta obligado a suministrarle la información requerida para hacerlo.
* Emitir el reporte “Z”; cada día de operación.
* Contratar los servicios de reparación solo con los centros autorizados.
* No se puede transferir la propiedad o uso de las maquinas fiscales, solo se podrán vender a un fabricante o distribuidor autorizado.
* A partir de la entrada en vigencia de la providencia 592, quedan derogadas las autorizaciones para enajenar maquinas fiscales concedidas según la resolución 320, los interesados deben solicitar una nueva autorización.
* El SENIAT publicara en su portal las marcas y modelos de maquinas fiscales autorizadas para la venta y quiénes son los vendedores autorizados.
Sobre las Imprentas Autorizadas:
* Las imprentas elaboraran documentos a sus clientes en estricto cumplimiento de las normas de la Providencia 591.
* Las imprentas exigirán a los contribuyentes copia vigente del R.I.F.
* Las imprentas llevaran un registro automatizado de los emisores de factura, indicando: RIF, fecha de elaboración, tipo de documentos, números de control asignados, numeración de documentos asignado e identificar la factura por los servicios.
* A partir de la entrada en vigencia de la providencia 592, quedan derogadas las autorizaciones otorgadas a las imprentas según la resolución 320, las imprentas deberán solicitar una nueva autorización para elaborar facturas según esta resolución.
* El SENIAT publicara en su portal las Imprentas autorizadas.
Información adicional y Asesorías a través de:
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